Um freelancer é um profissional autónomo e independente – mas não deve ser confundido com o conceito contabilístico de trabalhador independente. Regra geral, um freelancer trabalha por projetos. Um texto, uma música, uma tradução, um design… e é pago/a por esse trabalho. São, na maior parte, profissões que não exigem a presença do profissional de forma rotineira num sítio específico. Os freelancers podem ser nómadas digitais, embora não exista necessariamente reciprocidade. 

Então, um freelancer é totalmente livre?

Se um profissional freelancer trabalha por projetos, porque é tão importante a gestão do tempo? 

With great power comes great responsibility – já dizia o Tio Ben. 

Strawberry Nevill expõe o tempo como unidade de energia. 

Tomemos o exemplo de um/a copywriter para redes sociais. O trabalho é escrever uma publicação com 200 palavras, com o objetivo de anunciar o novo menu do restaurante O Restaurante Fictício. O mais lógico seria este/a copywriter monitorizar quanto tempo precisa para escrever um post destes e, a partir daí, gerir o seu horário por períodos de trabalho. Nevill propõe olhar para a gestão do calendário como unidades de energia. Esta noção de energia está associada ao conceito de concentração.

Não temos o mesmo nível de concentração, nem tempo de atenção, ao longo da nossa vida. Estima-se que crianças de 2 anos tendem a concentrar-se de 4 a 10 minutos numa atividade; crianças de 7 anos cerca de 14 a 35 minutos e crianças de 10 anos durante 20 a 50 minutos. Estes estudos devem ser apresentados com relativa precisão, pois há muitos aspectos influenciadores no que concerne ao nosso tempo de atenção, além da idade. Para ver o trabalho por unidades de energia, devemos perceber qual o nosso tempo de atenção, mas não será um fator primordial. 

O tempo passa mais rápido quando fazemos algo que gostamos, já dizia o outro. 

Fonte: Pixabay

Passamos para o exemplo de um/a designer cujo projeto é criar um logótipo para o restaurante O Restaurante Fictício. Quanto tempo passa um/a designer a desenhar um logo? Leva o tempo da reunião com o/a cliente, leva o tempo da meeting com a agência de marketing (se for o caso de um rebranding bem feito), leva o tempo – e, oh que tempo – a olhar para a tela em branco sem saber o que fazer. Leva o tempo de analisar todos os rascunhos e, quando o/a designer pensa que a sua tarefa terminou, leva mais o tempo de fazer 73 pequenas alterações que o/a cliente solicitou. No meio de todos estes tempos, há um tempo que o designer não sentiu a passar: o tempo da sua tarefa preferida. Por isso, Nevill fala em compreender os diferentes tipos de energia. Podemos-nos sentir esgotados ainda antes de ver o trabalho finalizado.

Então, revolucionamos o calendário. Freelancer que é freelancer sem nomadismo, já salvaguardou uma parede do seu escritório para criar o seu próprio calendário com post-it’s. Desenhamos um calendário na parede e cada post-it é uma tarefa. Repare: uma TAREFA e não um TRABALHO. Assim, visualizamos as unidades de tempo (as que não controlamos – uma hora terá sempre 60 minutos), as unidades de energia e as tarefas por realizar.

Saber partir um trabalho em tarefas é o mesmo exercício que criar objetivos. Quero ter mais seguidores na minha conta de Instagram é diferente de Quero ter 3000 seguidores na minha conta de Instagram no final do próximo mês. O segundo é um verdadeiro objetivo – mensurável. Salvaguardem tempo para todas a tarefas que o vosso trabalho exige: saibam quanto tempo, em média, leva cada tarefa a estar concluída e incluam nesse tempo unidades de energia usadas.

Quantas unidades de energia usa por dia?

As unidades de energia são os blocos de tempo, com bateria limitada, onde somos mais produtivos/as. 

Robin Sharma, por exemplo, pôs todos os despertadores a tocar às 5am (cinco horas da madrugada). 

O Clube das 5 da Manhã, Robin Sharma

É uma morning person? De nada nos custa tentar. Acordar às 5h da manhã para meditar no silêncio, ler com o nascer do sol, dançar com os primeiros sons… Acordar mais cedo proporciona momentos de qualidade para os seus pensamentos antes de o dia começar oficialmente. Parece-lhe bem? Não se esqueça que terá de se deitar bem mais cedo também. Consegue transformar isto num post-it? Será uma tarefa ou um prazer? Será um privilégio de ser freelancer? 

Em caso de resposta positiva, deverá também gostar de ler este. 

Vamos a aspetos mais práticos da organização de tempo de um/a freelancer. Mais práticos e mais digitais.

Ferramentas de gestão de tempo e tarefas para freelancers

1. Trello

Trello é uma ferramenta para a organização de projetos e tarefas, que pode ser editado por várias pessoas. O site (também disponível em aplicação móvel) funciona em formato de listas, compostas por quadros, que pode criar e editar como preferir, além de fazer comentários, adicionar checklists, arquivos, imagens, textos… o que for necessário para o seu trabalho.

2. Toggl

Toggl atua como uma espécie de cronómetro das suas tarefas. Pode criar uma lista de tarefas diárias e consegue cronometrar quanto tempo usa para cada atividade. No final de cada projeto, é possível ver um gráfico das horas dedicadas a cada trabalho. Disponível para browser e aplicação móvel. 

3. Notion

Notion é uma aplicação do estilo workspace, mas tão personalizável que podemos colocá-la na linha de “all-in-one” ‒ ferramentas que concentram todas as funcionalidades das concorrentes dentro de um único sistema. O Notion funciona em todas as plataformas, incluindo Android, iOS, Mac, Windows e web. Muito usado por designers pela possibilidade de quadro em branco. 

4. Evernote

Recorda-se dos cartões de visita? Guardávamos todos para o caso de virmos a precisar de um canalizador ou agente imobiliário. O Evernote começou por ser a app-ideia para guardar digitalmente esses cartões e evoluiu para a app que guarda todas as notas, mensagens, recados, imagens, inspirações e citações que queira guardar. Uma app amiga do/a jornalista.

Aplicações à parte, podemos gerir o tempo e energia pela técnica de Pomodoro, muito popular entre estudantes. Consiste em criar blocos de tempo de trabalho, alternados por blocos de pausa, de um tempo menor. Por exemplo:

Fonte: NaPrática.org

No tempo de trabalho, eliminamos qualquer tipo de distrações. No tempo de pausa, afastamo-nos do local de trabalho. Este tempo de trabalho pode ter a duração da sua unidade de energia, usando a quantidade de blocos adequada ao seu tempo produtivo.

“Trabalhe enquanto eles dormem,
estude enquanto eles se divertem,
persista enquanto eles descansam,
e então, viva o que eles sonham.”

Provérbio japonês

Perguntem a Timothy Ferris. 

4 horas por Semana – Trabalhar Menos, Produzir Mais –  é a bíblia para quem quer fugir do tradicional das 9 às 5 (que nunca é 5; é 6 ou 7 ou 8). É possível trabalhar somente 4 horas por semana? É, mais ou menos. Aqui a keyword é produtividade. Tim não estava bem; estava rico, mas não estava bem. Queria mais tempo. Decide criar a sua própria mudança através de quatro passos:

1. Definição: introduzir as regras e objetivos do jogo. 
2. Eliminação: aniquilar a noção absoluta de gestão de tempo. É aqui que começa a estratégia para trabalhar 4 horas por dia (quando, em Portugal, ainda se discute a semana de 4 dias).
3. Automatização: outsourcing e regras de não decisão. Se não podemos controlar, é aceitar que dói menos. 
4. Libertação: trabalho remoto, minirreformas e mobilidade. 

Tim entra na lista de autores de auto-ajuda? Não, sim, talvez… Vejamos:

• Fazer bem uma coisa pouco importante não a torna importante.

• O facto de exigir muito tempo não torna uma tarefa importante. 

A gestão de tempo dos freelancers baseia-se na optimização das tarefas (não projetos) tendo como finalidade uma maior produtividade. Tim casa o Princípio de Pareto com a Lei de Parkinson:

Princípio de Pareto 

O princípio 80/20, muito utilizado no comércio. 80% dos outputs resultam de 20% dos inputs. Ou, 80% dos resultados derivam de 20% do esforço e tempo. 80% dos lucros de uma empresa advêm de 20% dos produtos e dos clientes. 

Lei de Parkinson

Dita que uma tarefa aumentará em importância e complexidade em relação ao tempo acordado à sua conclusão. É a magia do prazo iminente. A pressão do prazo força-o a concentrar-se e a completar a tarefa. E como o prazo limite está muito próximo, focamo-nos nos aspectos mais importantes e cruciais do projeto (quem nunca deixou a finalização de um trabalho para a data limite?)

Fonte: Renato Nascimento via Linkedin

Tim Ferris desafia-nos com o exercício de juntar duas abordagens aparentemente inversas:

• Limitar as tarefas ao importante e encurtar o tempo de trabalho
• Encurtar o tempo de trabalho para limitar as tarefas ao importante

Se lhe pediram a tradução de um texto e a data de entrega exigida é longa, tais tarefas vão pesar no seu calendário, esteja ele numa parede ou numa aplicação, e a tradução só estará completa na hora limite da entrega. Porque enquanto o projeto estiver aberto, vai estar sempre a editar alguma coisa, por mais insignificante que seja. Vai usar mais unidades de energia em tarefas de pouco significado. 

Nota: a primeira edição de The 4-Hour Workweek data de 2007. Logo, todas as estratégias e sinergias abordadas não foram influenciadas pela pandemia de 2020. Aconselho que leia sempre a edição mais recente, para encontrar as dicas mais atualizadas. 

“O tempo perguntou ao tempo
quanto tempo o tempo tem.
O tempo respondeu ao tempo
que o tempo tem tanto tempo
quanto tempo o tempo tem.”

Quando trabalhamos em regime freelancer, o tempo é flexível. Podemos trabalhar mais ou menos horas, mas o tempo é nosso. Está dentro do nosso controlo, está dentro dos nossos post-it’s, está dentro das nossas caixinhas de energia. 

Ser freelancer é tentar ser produtivo e responsável. Criamos a nossa tabela de preços (explora mais este assunto aqui) e escolhemos os nossos clientes e projectos. 

Ser freelancer é também estar visível e procurar trabalho. E procurar trabalho é um post-it daqueles bem grandes, num cor-de-rosa muito forte. Basta uma palavra: networking. 

Ser freela exige uma capacidade de estabelecer limites claros entre a vida pessoal e a vida profissional. Mais um post-it? Sim, se assim o entender. 

Fonte: Pexels

As keywords de um freelancer são produtividade e energia. Mais do que tempo, porque esse é uma questão de calendário. 

Voltando à questão inicial do texto: precisam os freelancers de um relógio de ponto biométrico?

Sim. Para autocontrolo e avaliação.